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軽井沢マガジン

結婚式二次会の幹事の仕事って?最高に楽しめる会にするコツ

 | 2016/10/20

結婚式の準備もいっぱいあるけれど、同時に進めたい二次会の準備。ふたりをサポートする二次会の幹事は誰がどのようなことをするのでしょうか。幹事の依頼から、一般的な段取りまで順番にご紹介していきます。

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二次会準備をスムーズに進める最大のコツ

二次会の主催者は新郎新婦?それとも友人?と迷われる方もいらっしゃるかもしれません。披露宴を行わなかったり、身内だけでの披露宴だったりする場合など、友人を招いての披露宴の代わりとして開催するのであれば、完全に新郎新婦の主催とするカップルもいるようです。一般的な二次会の場合は友人に幹事を依頼し、新郎新婦と幹事が一緒に作り上げていくケースがほとんどです。

話し合う男女

まず、新郎新婦で話し合い、どのようなかたちで開催をするか決めましょう。自分達だけで主催する場合は、披露宴と同様の準備が必要です。友人に幹事を依頼する場合は、新郎新婦それぞれの友人から2名ずつ、合計4名にお願いするのが一般的です。

幹事を依頼するときのマナー

時期

二次会の準備にかかる労力は大きいもの。仕事を持っている人であれば、日常の生活の中で使える時間は限られています。日程が決まったら、早めに打診しましょう。遅くとも、3ヶ月前にはお願いしたいところです。

頼み方

「二次会をするから、よろしく」という丸投げでは、幹事の負担が大きすぎます。どういった会にしたいのか、新郎新婦側で話し合って、「こういう二次会を開催したい」としっかり伝えたうえでお願いしましょう。
「もしも、時期的に(仕事やプライベートで忙しく)無理であれば、断っても構わないのだけれど、できれば信頼できる**さんにお願いしたい」といった気遣いも大切です。

※一生に一度の大切なイベントのお願いです。メールで済ませずに、直接会って話しましょう。

幹事を頼める友人がいない、友人に負担をかけたくない、という場合は?

幹事代行会社を利用するという方法があります。案内状の発送から、当日の受付や進行などまで、すべてプロに任せることができ、新郎新婦も友人も「客」として楽しむことが可能です。ただし、余分な費用がかかるといったデメリットや、イメージと違うといったトラブルが発生する可能性もあるので、複数の業者に問い合わせて納得のいくプランと金額が出てから契約しましょう。

スケジュールと仕事内容

二次会の成功の鍵は、新郎新婦と幹事のチームワークにかかっています。会場を決めるところまでは、新郎新婦が主体で動きましょう。招待状を出すのは、新郎新婦でも幹事でもOKです。当日の内容については、新郎新婦側の希望をふまえて、幹事が主体になって準備を進めます。

スケジュールと仕事内容の例

時期 やること コツ
4ヶ月~3ヶ月前 ゲスト決め どんな会にしたいか、友人だけにするのか親族も招待するのかなど考えながらリストアップ。招待客は、首都圏では100人以上もしくは40~70人程度が多く、平均は61.8人となってます(ゼクシィ 結婚トレンド調査2015調べ)。当日参加者が1人でいることがないように、共通の友人を呼ぶなどの配慮を。
会場探し 新郎新婦側である程度目安を立ておきましょう。料理や会場の雰囲気も大切ですが、プロジェクターや音響の設備など、やりたいことができる会場かどうかの確認も忘れずに!
役割分担 新郎新婦と幹事で役割分担を決めます。会計担当を別に1人決めてお願いしておくとスムーズです。
会場決定 新郎新婦と幹事で一緒に訪れてみましょう。事前にやりたいことを具体化しておき、疑問点はお店のスタッフに質問。実際に食事をして雰囲気を知っておくのもよいでしょう。
2ヶ月~1ヶ月前 ゲストへ招待連絡 往復はがきで招待状を送ります。結婚式や披露宴に招待する人には、同封もOK。最近はメールやWebツールを活用する人も多くなっています。
当日の内容を考える まずは必ず入れたい内容をリストアップして、大まかなスケジュールを作成。予算、時間、ゲストの顔ぶれなどを考えながら詳細を決めていきます。
ゲストの出欠確認 ゲストの人数や顔ぶれによって、二次会の総予算額、内容が決まります。返事がない人には確認を。
予算再チェック 参加人数がはっきりしたら、総収入と経費をチェック。どこにどれだけお金をかけられるのか、削る場合はどこを削るのか、新郎新婦、幹事、会計の全員で確認。
当日スケジュール決定 内容と必要な時間を照らし合わせながら、タイムスケジュールを作成。幹事と司会者で、司会台本を練っておくと安心です。
1ヶ月前~2週間前 備品購入 景品、メッセージカードやクラッカーなど。必要な物と数をリストアップしてから購入。領収書も忘れずに。
2週間前~3日前 最終チェック 会場へ最終的な人数の報告、当日借りる機材がある場合は動作方法やセッティングの確認を。持ち込みのものは動作不具合がないかチェック。備品や景品など足りないものはないか確認。

幹事をお願いされたら…

新郎新婦の希望は、なるべくかなえてあげたいもの。出席者も楽しめ、2人の最高の門出になる会にするために、幹事がやるべき仕事とポイントをご紹介します。

まずは打ち合わせる

準備を始める前に、新郎新婦が望んでいる二次会のイメージを詳しく聞いておく必要があります。最初に確認しておくべきことは次の通りです。

  • 二次会全体のイメージ。余興やゲームで盛り上げる賑やかなもの、新郎新婦と出席者がゆっくり歓談できる時間を多くとったもの、バンド演奏やダンスなど趣味に特化したもの、など。
  • 会場について。候補の会場があれば、イメージ通りのことができるかどうか、新郎新婦と幹事が一緒に訪れてみましょう。
  • 招待客の人数、招待状の送り手の名義・送付方法。
  • 会費の見積もり。総額や、男女に差をつけかどうかなども決める。

    ⇒二次会の費用について詳しくはこちら

  • 絶対にやりたいことの確認(ケーキカット、ビデオ上映、ビンゴなど)。
  • 絶対にやりたくないことの確認。

メインの仕事!タイムスケジュール・演出を考えるコツ

新郎新婦の希望をもとに、内容を詰めていきます。「絶対にやりたいこと、時間を多めにとりたいこと」「手早くやりたいこと」「時間が余ったらやりたいこと」と、優先順位をつけて、それぞれにかかる時間を計算します。
結婚式の映像を流したり、フラッシュモブを取り入れたりといった演出も加えて、タイムテーブルを兼ねた進行表を作りましょう。

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ビンゴや新郎新婦クイズなどを行う場合は、準備や景品を渡す時間も必要です。あれもこれもと欲張って詰め込みすぎると「予定通りに進まなかった!」となってしまう場合もあります。多少の余裕を持ったスケジュールになるようにしておくと安心です。

タイムスケジュールの例

17:00開場、17:30スタート、2時間半の場合

16:00 幹事、スタッフ集合。最終確認、会場準備
17:00 受付開始
17:30 司会者挨拶、新郎新婦登場について説明
17:40 新郎新婦入場、挨拶
17:50 乾杯~食事、歓談(結婚式の映像を流しながら)
18:10 余興(ゲーム等)
18:30 歓談、新郎新婦との写真撮影
19:00 ケーキ入刀、ブーケトス
19:15 余興(サプライズ)
19:30 新郎新婦挨拶
19:40 新郎新婦退場、会場出口外で待機
19:45 司会者挨拶、ゲストは出口でプチギフトを受け取りながら退出
20:00 終了

どんなゲームをしたらいい?

Three young women are raised drinking champagne

余興における定番のゲーム、景品の楽しみに加えて「新郎新婦もゲストと一緒に盛り上がれるゲーム」をご紹介します。

ビンゴ

二次会の定番のビンゴ。新郎新婦はビンゴマシーンを回すだけになりがちですが、一工夫することでもっと盛り上げることができます。
例:司会者がゲストにマイクを向けて「新郎新婦が数字で答える質問」をもらいます。「誕生日」「初キスは何度目のデート?」など。答えた数字がビンゴの数字となります。

新郎新婦クイズ

「2人の初デートの場所はどこだったでしょう?」など、新郎新婦に関する問題をゲストが回答するもの。けれど、一部の人だけ答えの想像がついてしまうといった不公平なものになりがちです。そこで、個人戦ではなく、団体戦はいかがでしょうか?
例:面識のない人同士も交わるように、5,6人のグループに分ける(入場時にくじを引いてもらうなど)。グループ内で話し合って出した答えを、ボードに書いて回答。ゲスト同士が仲良くなるきっかけにもなります。

新郎新婦間違い探し

新郎新婦が一旦退場して、服装の一部などを変えて再入場。どこが変わったのかをゲストが当てるゲームです。指輪の位置、髪飾り、ネクタイ、など。景品の数だけ変えても良いですし、グループ対抗にして「一番多く正解を出したチームが勝ち」とするのも良いでしょう。

景品の選び方

何人くらいに渡るようにしたいか、新郎新婦と相談しましょう。
「豪華なもの」と「笑いがとれるおもしろいもの」を混ぜると、盛り上がります。

新郎新婦もびっくり!サプライズ

photo_706二次会を盛り上げ、新郎新婦と参加者に感動の渦を巻き起こす「サプライズ」。新郎新婦の2人に向けたサプライズ、新郎または新婦と一緒に相手を驚かせるサプライズをご紹介します。

手紙(新郎→新婦、新婦→新郎、両親や兄弟→新郎新婦、友人→新郎新婦など)

普段言えないような愛の言葉、思い出や感謝の気持ちを手紙に書いて、新郎新婦の前で朗読。マイクを使って、全員に聞こえるようにしましょう。

フラッシュモブ(友人→新郎新婦、新郎と友人→新婦など)

突然ダンスを始めて驚かせるフラッシュモブ。プロのダンサーにお願いして会場スタッフを装っておいてもらい、参加してもらうという方法も。練習が必要なので準備期間に余裕を持って!ただし、フラッシュモブが嫌いな方もいらっしゃるので、新郎新婦にはそれとなく確認しておきましょう。

映像(新郎→新婦、新婦→新郎、両親や兄弟→新郎新婦、友人→新郎新婦)

新郎新婦の両親、友人などから、事前にビデオメッセージを集めて上映。二次会に参加できない友人にも出演してもらいましょう。

当日のスケジュール

スタート1時間前~ 集合、お店に挨拶、役割分担最終確認
受付準備(ゲスト名簿、つり銭、チェキ、メッセージカード等)
会場設営(音響、マイク、ウェルカムボードや花の装飾)
スタート30分前~ 受付開始
名簿チェック担当、会費集め担当、チェキ担当等事前に役割分担
二次会本番 会場全体に気を配って!
閉会挨拶後 片付け、清算、お店に挨拶
三次会誘導(ゲストを待たせてしまわないように、三次会誘導する人、片付け担当など事前に役割分担)

まとめ

新郎新婦は、手伝ってくれた方へのお礼、参加してくださったゲストへの感謝を忘れずに!
幹事は「2人の大切な二次会に関わらせてくれてありがとう!」と伝えられるとステキですよね。
二次会は新郎新婦、幹事、ゲストの全員で作り上げるもの。そして、全員が楽しめる会になるように準備を進めてみてください。


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